- 相手にわかりやすく伝えるのが苦手…。
- 「結局、何が言いたかったの？」とよく言われてしまう…。
本記事では、このような悩みを解決します！
相手にわかりやすく伝える技術は、ビジネスでもプライベートでも非常に重要ですよね。人間がコミュニケーションを行う限り、その技術が無駄になることはないでしょう。
本記事では、相手にわかりやすく伝えるためのポイントと、具体的な手法としてPREP法とSDS法を紹介します。「伝える力」で悩んでいる人は、是非参考にしてみてください！
大切なことは、「相手の視点に立つこと」
相手にわかりやすく伝えるために最も大切なことは、相手の視点に立って考えることです。なぜなら、相手の立場や状況によって、知りたい情報や伝えるべき内容は変化するからです。
例として、部長決済を依頼する場面を参考に、良い例・悪い例を示します。
案件の決済をお願いします。本件は○○を改善する狙いで実施します。
△△を実施することにより、□□円／年のコスト削減効果が見られます。
費用対効果は十分と考えますので、問題なければ承認をお願いします。
悪い例：
案件の決済をお願いします。本件は●●という技術を使う予定です。
●●はB社にも導入が進められている最新技術です。現場からも
導入してほしいという声があがっていますので、是非承認をお願いします。
上記例のポイントは相手の立場で情報を伝えることができているかです。良い例では部長の立場に立って、決済という判断を下すために必要な目的・効果・実現性などを伝えることができています。悪い例では、相手の欲しい情報を提供することができていませんね。
相手にわかりやすく伝えるための本質は、相手の立場で物事を考えことです。是非普段の業務でも意識してみてください！
わかりやすく伝えるための具体的な手法２選
わかりやすく伝えるための具体的な手法として、PREP法とSDS法を紹介します。
どちらも非常に有効な手法なので、シーンに応じて使い分けることをおすすめします！
①PREP法
PREP法は、結論から順番に伝えることで、相手に要点を伝えやすくする手法です。ビジネスシーンなどで説得力を持たせるために有効な手法ということができます。
PREP法を用いた伝え方は、以下の順番です。
- Point ：結論・主張
- Reason ：理由
- Example：具体例
- Point ：結論・主張
上記の順番を意識するだけで、「何が言いたかったの？」と思われる確率がグッと減りますよ！
伝え方で困っている人は、PREP法に照らして報告してみるのはいかがでしょうか。
②SDS法
SDS法は、伝えたい内容を端的に伝えたい場面で有効な手法です。プレゼンテーションなどの短時間で印象付けたいときに有効な手法です。
SDS法を用いた伝え方は、以下の順番です。
- Sumarry ：要点
- Details：詳細
- Sumarry ：要点
上記の手法は、ニュース番組などでも採用されている手法です。端的に物事を伝えたいときはSDS法を試してみるのはいかがでしょう。
まとめ
本記事では、相手にわかりやすく伝えるためのポイントと、具体的な手法としてPREP法とSDS法を紹介しました。「伝える力」の本質は、相手の視点に立って考えることです。
「伝える力」は、ビジネスシーンでも益々重要になっていきます。是非、本記事の内容を参考にしてみてください！
